Notas de Servicio y Documentación

La documentación precisa ayuda a demostrar qué servicios autorizados se proporcionaron y contribuye a que el pago sea correcto. La documentación que debe completar depende de su tipo de proveedor, del programa mediante el cual la persona recibe servicios y de las instrucciones del case manager, personal agent, service coordinator u oficina local de la persona.

• Personal Support Workers (PSWs): Deben presentar notas de progreso con sus hojas de horas o registros de servicios prestados, de acuerdo con las instrucciones de su programa.

• Homecare Workers (HCWs) y Personal Care Attendants (PCAs): Por lo general, registran su tiempo mediante OR PTC DCI. Los requisitos adicionales de documentación pueden depender del servicio autorizado y de las instrucciones del programa.

Siga siempre el plan de servicios vigente de la persona y las instrucciones oficiales correspondientes a su función. No realice ni documente servicios que no hayan sido autorizados.

Notas de Progreso para PSWs

Los PSWs deben documentar los servicios autorizados que proporcionan. Una nota de progreso explica lo que ocurrió durante el período de servicio y lo que hizo el PSW para apoyar a la persona.

Una nota de progreso útil debe incluir:

• El nombre del PSW y el nombre de la persona que recibe los servicios

• La fecha del servicio y la fecha en que se escribió la nota

• La asistencia o el apoyo específico que se proporcionó

• Cómo el apoyo atendió las necesidades, metas o resultados deseados de la persona

• El progreso, los cambios o las nuevas necesidades de apoyo relevantes

• Cualquier dificultad para completar una tarea autorizada, incluso cuando la persona rechazó el apoyo

Escriba de manera clara, respetuosa y objetiva. Describa lo que realmente ocurrió, sin incluir opiniones, declaraciones imprecisas ni notas idénticas o repetitivas.

Presente las notas de progreso de acuerdo con las instrucciones del CDDP, Brokerage, CIIS program, personal agent o service coordinator de la persona. La falta de una nota de progreso requerida puede retrasar la aprobación de la hoja de horas o reclamación relacionada.

Proteja la Privacidad y Utilice Lenguaje Profesional

Las notas de servicio y de progreso pasan a formar parte del registro oficial de la persona. Pueden revisarse durante supervisiones, auditorías, investigaciones o procedimientos legales.

Al escribir una nota:

• Incluya únicamente información relacionada con los servicios autorizados que se proporcionaron

• Utilice lenguaje respetuoso y centrado en la persona

• Describa hechos observables en lugar de suposiciones u opiniones personales

• Utilice el nombre y los pronombres preferidos de la persona cuando así se le indique

• Escriba claramente y evite expresiones informales o abreviaturas que no estén explicadas

• No incluya los nombres ni la información privada de otras personas que reciben servicios

• Presente y guarde la documentación mediante el método seguro requerido por el programa

No copie repetidamente la misma nota. Cada nota debe describir con precisión los servicios y las circunstancias de esa persona durante el período de servicio correspondiente.

Cómo Corregir la Documentación

Si descubre un error o información faltante, no lo oculte, borre ni cree un reemplazo engañoso.

• Comuníquese con la persona u oficina responsable de revisar la documentación

• Explique qué información necesita corregirse

• Siga las instrucciones del programa para presentar una nota, hoja de horas o registro de servicios corregido

• Mantenga correctas las fechas y la información originales

• No cambie las horas ni los servicios autorizados sin aprobación

• Conserve una copia de la documentación corregida cuando esté permitido

Para los PSWs, comuníquese con el CDDP, Brokerage, CIIS program, personal agent o service coordinator que revisa la reclamación.

Para los HCWs y PCAs, las correcciones de las entradas de tiempo generalmente se realizan mediante el OR PTC DCI Web Portal. Comuníquese con la oficina o el programa correspondiente cuando la corrección se relacione con la autorización, la información del servicio o algo que no pueda corregirse en el portal.

Corrija los errores lo antes posible. La documentación faltante o inconsistente puede retrasar la revisión y el pago.

Los Incidentes y el Abuso Requieren Informes Separados

Incluir información en una nota de servicio o de progreso no reemplaza los informes obligatorios de incidentes o abuso.

Si ocurre una lesión, accidente, enfermedad grave, hospitalización, problema de seguridad u otro incidente inusual, siga de inmediato las instrucciones de notificación del programa de la persona. Comuníquese con el case manager, personal agent, service coordinator, la oficina local u otro contacto designado del programa.

Los proveedores también pueden tener la obligación de denunciar sospechas de abuso o negligencia. No espere hasta la fecha límite de una hoja de horas o nota de progreso para presentar un informe obligatorio.

Si alguien se encuentra en peligro inmediato, llame al 911.

Para denunciar sospechas de abuso o negligencia en Oregón, llame al 855-503-SAFE (7233) o utilice los recursos oficiales de Oregón para denunciar abuso.

Dónde Obtener Ayuda

Si no está seguro de qué documentación se requiere, solicite ayuda antes de presentar su hoja de horas o reclamación.

• PSWs: Comuníquese con el CDDP, Brokerage, CIIS program, personal agent o service coordinator de la persona.

• HCWs: Comuníquese con la oficina local de ODHS o Area Agency on Aging responsable de los servicios de la persona.

• PCAs: Comuníquese con el PCA Program, Comagine Health o el contacto del programa indicado en sus materiales de inscripción y servicio.

• Problemas con OR PTC DCI: Utilice los recursos oficiales de ayuda de PTC DCI.

• Problemas con eXPRS: Utilice los recursos oficiales de ayuda de eXPRS o comuníquese con la oficina que revisa la reclamación.

Cuando solicite ayuda, describa el problema sin enviar números de Seguro Social, información bancaria ni información privada que no sea necesaria.

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